没有人喜欢失去他们的东西。

自从计算机和CAD诞生以来,设计数据就一直以未加密的文件存储在台式机硬盘驱动器或物理上位于您工作所在建筑物墙壁内的服务器上。这些设计文件的内容是您的知识产权和公司的生命线,因此工程部门内部在将数据存储到公司防火墙之外方面存在一定的阻力。

这些担忧是可以理解的,但不断被黑客入侵的新闻报道所笼罩,这些新闻关注个人消费者数据的盗窃。您不会听说的是,每天有数百万数据文件从正常业务中丢失或被盗,因为这不会影响公众。这可能在您的鼻子底下发生,您甚至没有意识到。

今天的桌面系统不仅用于运行CAD,还用于阅读电子邮件和浏览Web。今天的设计师分享了无数 CAD数据的不受控制的副本 与其他设计师,制造商和零件供应商。工作站由多个员工和承包商使用。无论我们走到哪里,笔记本电脑都会与我们一起旅行,经常连接到不安全的网络。所有这些都是病毒,网络攻击,数据丢失和IP盗窃的途径。

侵入在线系统的黑客会留下痕迹,因此发现攻击并采取措施防止再次发生更加容易。但是,文件没有这种保护或跟踪。您可以通过以下四种常见方法来丢失文件:

    1. 发送文件给客户或供应商
      每次通过电子邮件,FTP甚至是安全的文件共享服务(如Dropbox)(在传输和存储过程中都是安全的)将文件发送给客户或供应商时,您都在创建副本。

      为了方便起见,许多企业选择电子邮件作为首选的通信方式,但是电子邮件附件可能是 所有文件分发方法中最不安全的 。将文件发送给供应商以供制造后,到处都有不受控制的副本。

      首先,当邮件到达其收件箱(副本1)时,您不知道其安全协议是否与您的安全协议匹配。他们可能没有使用防火墙,甚至没有密码保护他们的计算机,因此您不知道有人入侵他们的系统并访问他们的电子邮件有多么容易。要打开附件,他们将其下载到本地计算机(副本2)。他们可能需要将其转发给同事(副本3)或访问车间文件(副本4)。他们可能希望在周末进行处理,因此他们将其复制到USB记忆棒(副本5),然后将其复制到家里的个人PC(副本6)。复印份数。即使您使用FTP或Dropbox,您的供应商仍将遵循上述过程,因此没有其他好处。

      不用担心电子邮件附件大小限制的不便,也不必担心您的供应商是否使用文件的最新副本来完成任务。您应该更加担心这些副本的去向。他们可能会无意中转发给您供应商的其他客户,其中一个可能是您的竞争对手!

    2. 使用外部媒体传输文件
      如果您使用USB记忆棒,DVD + RW光盘(人们仍在使用它们吗?)或外部硬盘驱动器来往于不同计算机系统之间的数据传输,就如同电子邮件一样糟糕。实际上,也将笔记本电脑添加到该列表中。用于在公司防火墙之外传输或传输数据的任何硬件项目都是很大的风险。这些物品可能会意外地遗留在公共场所,很容易从您的汽车或酒店房间中被盗,或通过多种方式销毁。

      您还受制于使用电子邮件,FTP或Dropbox引起的相同文件复制问题。有一些方法可以部分解决此问题(例如,使用VPN远程登录服务器),但是您仍然需要将文件本地下载到笔记本电脑上。毫无疑问,您将拥有多个相同文件的不受控制的副本-所有这些副本都容易被盗或丢失。此外,如果没有严格的版本控制,您可能会进行过时的设计。

    3. 与心怀不满的员工打交道
      心怀不满和前员工对您的安全构成最大的风险之一。当员工离开公司时,它并不总是条件良好。物理和IT安全只有在强大的程序支持下才有效,而这些在员工离职时非常重要。

      实际上, Osterman Research的一项调查 发现69%的员工使用个人帐户进行文件共享服务(如Dropbox)来存储敏感的公司数据,而89%的员工离开后仍保留至少一个公司系统的登录详细信息(并且仍然可以访问该Dropbox帐户) 。在这些受访者中,有6%的人承认与新雇主或其他人共享该数据,这是一个发人深省的想法!前雇员还存在在离开公司服务器之前从公司服务器中恶意删除文件的风险,尤其是因为没有跟踪或记录此类活动。 

    4. 遇到硬件故障和人为错误
      有时,数据丢失与间谍活动或盗窃无关。与文件相关的内在问题,例如损坏或删除,可能会在损失的时间和收入上造成价值数千美元的损害。发生这种情况的原因有很多,其中许多是完全随机的,并且不受您的控制。

      使用传统的基于文件的CAD,据估计,在公司的整个生命周期中,多达30%的公司CAD文件会损坏或丢失。如果您购买供应商的价格昂贵的商品,这在很大程度上可以被否定 PDM附加组件 产品来管理您的数据,但是许可,管理和IT基础架构的成本使许多公司望而却步。因此,Windows Explorer和网络驱动器仍然是大多数人选择的数据管理工具。那么,如何有30%的文件损坏或丢失?损坏的最常见原因是将数据保存到文件时软件崩溃。虽然文件并没有真正丢失,但是由于硬件故障或人为错误,它们无法访问。

我们的竞争对手之一SOLIDWORKS®最近推出了一款 信息图 关于数据丢失。以下是他们说CAD文件消失或损坏而无法修复的原因的详细观察:

SOLIDWORKS等基于文件的旧版CAD系统的供应商使用此数据说服其客户购买 昂贵的PDM插件 并不能真正解决问题。只要您的CAD数据存储在文件中,这些问题就永远不会完全消失。

令人惊讶的是,即使有这么多的数据丢失,几乎一半的公司也没有定期备份其数据。这主要是由于IT管理,可用的基础架构和成本。当文件丢失或损坏时,可信任备份是第一个调用端口。但是,由于多达一半的备份数据本身无法恢复,因此备份也可能出错。即使您可以恢复丢失的数据,也可能需要几个小时才能找到并恢复丢失的文件。

所有这些加起来,在损失的时间和潜在的收入方面可谓笔挺。

您的整个项目团队整日闲坐着等待IT部门恢复数据的费用是多少?或更糟糕的是,从头开始并重新创建所有丢失的数据需要多少天或几周?

如果您使用的是数据库驱动的全云CAD系统,那么所有这些问题都可能会引起争议。 Onshape自动将您的工作(直到最后一次单击鼠标或击键)保存在冗余服务器上,并且您始终可以将设计还原到任何先前的阶段。如果您的计算机死了,则只需登录到另一台计算机,电话或平板电脑即可继续工作。

有兴趣了解更多吗?和我一起参加本周的网络研讨会“崩溃和数据丢失–如果它发生在您身上怎么办?”期待听到您的问题!